Como Registrar Ocorrência?

 

Sistema	SIPAC
Módulo	Contratos
Usuários	Gestores de Contratos e Faturas da Instituição
Perfil	Gestor Contrato; Gestor Contratos Global; Gestor Faturas

Esta funcionalidade permite que o usuário gere um livro de ocorrências de um determinado contrato, no intuito de adicionar observações que devem ser registradas ao longo da vigência do mesmo. Este processo é realizado quando ocorre algum tipo de ocorrência contratual.

 

Para realizar esta operação, acesse:

 

SIPAC → Módulos → Contratos → Geral → Contrato → Outros → Registrar Ocorrência.

 

O sistema exibirá a seguinte tela:

Na tela exibida acima, informe o antigo Número, o Novo Número e o Ano do Contrato para o qual deseja registrar uma nova ocorrência. É importante ressaltar que, dos três campos disponibilizados para preenchimento, apenas o campo Ano do Contrato é de preenchimento obrigatório.

 

Exemplificaremos a operação informando o Número: 16 e o Ano do Contrato: 2011.

 

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida sempre que for apresentada.

 

Para retornar ao menu inicial do módulo, clique em   . Esta operação será válida para todas as telas em que estiver presente.

 

Após ter informado os dados desejados, clique em Buscar Contrato para dar continuidade à operação. A seguinte tela será fornecida, com os Dados Gerais do Contrato:

 

Caso o contrato já possua ocorrências cadastradas, o sistema exibirá uma lista de Ocorrências Já Inseridas, assim como mostra a tela acima.

 

Para cadastrar uma nova ocorrência ao contrato, insira os seguintes dados:

 

Data da ocorrência. Para informar a data, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone  ;

Descrição da ocorrência;

Documentos Associados à ocorrência que será registrada, se desejado;

Providências/Observações pertinentes à ocorrência, se desejado;

Selecione a opção Notificar Fiscal do Contrato se desejar notificar o fiscal do contrato sobre o registro da nova ocorrência;

Anexe um Arquivo associado à ocorrência que está sendo registrada, se desejar, clicando em

Selecionar arquivo e escolhendo um arquivo do seu computador.

É importante ressaltar que, dos campos listados na página acima, apenas os campos Data e Descrição são de preenchimento obrigatório.

 

Iremos exemplificar esta operação definindo a Data: 01/05/2014, informando a Descrição: Lançamento de Nota Fiscal 38. Série U e, por fim, selecionando o Arquivo: NF38.

 

Após ter inserido os dados solicitados, clique em Associar Arquivo para incluir o arquivo selecionado na ocorrência que está sendo registrada. A tela será recarregada com a seguinte mensagem de sucesso no topo e o arquivo recém-inserido sendo listado em Arquivos Associados:

 

 

Para inserir um novo arquivo, repita a operação.

 

Caso deseje remover um arquivo previamente associado, clique no ícone   ao seu lado. A seguinte caixa de diálogo será disponibilizada pelo sistema:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o arquivo será prontamente removido da lista e a mensagem de sucesso a seguir será disponibilizada no topo da página:

 

De volta à página que contém os Dados Gerais do Contrato e os campos para inserção dos dados da ocorrência, após preencher os campos desejados, clique em Cadastrar para prosseguir com a operação. A tela será recarregada com a seguinte mensagem de sucesso no topo e a ocorrência passará a ser exibida na Ocorrências já Inseridas:

Na lista de Ocorrências Já Inseridas, clique no ícone  ao lado de uma determinada ocorrência para fazer alterações em seus dados.

 

Exemplificaremos clicando no ícone ao lado da Ocorrência: Lançamento da Nota Fiscal 35. O sistema o direcionará para a seguinte página:

 

Na tela acima, realize as alterações que julgar necessárias e insira ou remova os arquivos da ocorrência, conforme desejado, de acordo com as orientações fornecidas anteriormente neste manual.

 

Iremos exemplificar alterando a Data para 16/07/2011.

 

Após ter realizado as modificações desejadas, clique em Atualizar para finalizar a ação. O sistema exibirá a seguinte mensagem, confirmando as alterações realizadas:

De volta à tela que contém a lista de Ocorrências Já Inseridas, clique no ícone  , caso deseje remover uma ocorrência cadastrada. Exemplificaremos clicando novamente no ícone da Ocorrência: Lançamento da Nota Fiscal 35.

 

O sistema o direcionará para a seguinte página: