Enviar Documento

Esta funcionalidade permite o registro, no sistema da Instituição, da saída de um ou mais documentos de uma unidade da Instituição para outra unidade ou órgão externo.

Caminho:

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Registrar Envio (Saída)

Para realizar uma busca por um documento específico cujo envio será registrado no sistema, informe um ou mais dos seguintes critérios:

Número de Protocolo do documento;
Número do Código de Barras do documento;
Nome do Fornecedor relacionado ao documento;
Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
Número Identificador do documento;
Número do documento no sistema da Instituição;
Ano do Documento;
Tipo do Documento desejado, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
Unidade de Origem do documento, caso o documento deva ser enviado para uma unidade interna à Instituição;
Órgão Externo de Origem do documento;
Período do Documento, isto é, período no qual a data de emissão do documento está inserida;
Período do Cadastro, ou seja, período que inclui a data de cadastro do documento no sistema da Instituição;
Se desejar, selecione a opção Todos os Documentos Na Unidade para visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e atualmente registrados em sua unidade de lotação.

Na lista de Documentos na Unidade, clique no número de protocolo de um determinado documento ou no ícone

ao seu lado para visualizar seus detalhes. Esta ação será válida sempre que estiver presente na tela.

Para realizar a operação de registro da saída do documento, selecione o documento desejado e, em seguida, clique em Continuar.

Se desejar inserir um despacho para acompanhar o documento a ser enviado para outra unidade da Instituição ou órgão externo, clique no ícone

. O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Após inserir todas as informações obrigatórias, clique em cadastrar, o sistema redirecionará para a tela anterior com despacho já anexado.

Em seguida, selecione ou insira o código da unidade que receberá o documento:

Ao preencher todos os dados clique em enviar, ao faze-lo o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio, como a imagem abaixo:

Assinar Documento

Esta funcionalidade permite ao usuário assinar os documentos cadastrados no sistema da Instituição para os quais foi definido como assinante e que ainda se encontram pendentes de assinatura.

Caminho:

Para realizar a operação, acesse: SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Assinatura → Assinar Documentos.

A seguinte página será exibida pelo sistema:

Para realizar a assinatura de um determinado documento, clique no ícone ao seu lado. Caso queira assinar mais de um documento em uma única ocasião, selecione o(s) documento(s) que deseja assinar e clique em Assinar Documentos Selecionados.

O sistema disponibilizará a janela a seguir:

Na tela acima, informe sua Função ao assinar o documento e o Tipo de assinatura que deseja.

Após informar os dados, clique em Confirmar para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da operação será prontamente exibida no topo da página abaixo:

Receber Documento

Esta funcionalidade permite registrar, eletronicamente, o recebimento de documentos em sua unidade de lotação.

Caminho

Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Recebimento

O sistema exibirá a tela a seguir, com os campos para a Consulta de Documentos e a lista de Documentos Ainda Não Recebidos em sua unidade de lotação:

Para realizar a busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

Número do Protocolo do documento que deseja consultar;
Número do Código de Barras do documento;
Nome do Fornecedor do documento protocolado;
Origem do documento catalogado, dentre as opções Interna e Externa;
Código Identificador do documento requerido;
Número de identificação do documento cujo recebimento pretende registrar;
Ano do Documento, ou seja, o ano em que ele foi gerado;
Tipo do Documento, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
Unidade de Origem do documento, isto é, unidade da instituição responsável por sua emissão;
Período do Documento, ou seja, seu período de vigência. Para isso, insira a data inicial e final do período desejado;
Período do Cadastro, isto é, período ao qual a data de cadastro do documento está incluída. Para inserir o período desejado, informe sua data de início e término;
Selecione a opção Todos os Documentos Pendentes de Recebimento para visualizar todos os documentos que foram enviados para a sua unidade de lotação mas que ainda não tiveram seu recebimento registrado no sistema.