Essa operação permite realizar o cadastro de um memorando eletrônico. Para a realização desse cadastro primeiramente é necessário informar a quem ele se destina, podendo ser a uma unidade ou, caso não encontre a unidade, a um servidor responsável pela unidade (apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem ser destinatários). 

PASSO 1

Para iniciar esta operação, acesse:

SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Comunicação → Ofícios Eletrônicos → Cadastrar Ofício.

O sistema exibirá a seguinte tela:

• Destinado: Necessário primeiro informar a quem ele se destina, podendo ser a uma unidade ou, caso não encontre a unidade, a um servidor responsável pela unidade (apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem ser destinatários). 

• Nível de acesso ao memorando: Selecionar se deseja que somente os chefes de unidade receberão o memorando (Responsáveis pela unidade) ou se, além dos chefes de unidades , os servidores com nível de responsabilidade de secretaria também poderão receber o memorando.

      Selecione a opção “Com Cópias” caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários.

      Uma vez habilitada esta função, o usuário deverá novamente informar o campo de destino dentre as opções disponíveis, como ocorre com o destinatário principal.

     Marque a opção “Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando” caso deseje ser notificado sobre a leitura do memorando por parte dos destinatários selecionados.

     Caso se deseje remover um destinatário, clique no ícone   e confirme a remoção do mesmo.

     PASSO 2

     Confirmando a tela anterior o usuário é direcionado para uma nova tela onde se deve informar o “Título do  Memorando”, e o texto do mesmo, aquele que será apresentado no corpo do documento.

     Caso deseje, incluir também:

• Assunto do Memorando: campo autocomplete, referentes à classificação CONARQ;

  

• Assunto Detalhado: texto para uma descrição livre a respeito do assunto.

  Na seção “Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico? ”, clique em Escolher Arquivo e indique o documento a ser anexado ao memorando, caso deseje anexar algum arquivo.

 Ao clicar em Pré-visualizar o memorando será exibido para que o usuário tenha uma noção de como o  memorando será visualizado pelos destinatários, quando concluído.

 Clique em Continuar, para prosseguir com o cadastro do memorando.

 Clique em Cancelar, se deseja desistir do cadastro. Nenhuma informação inserida até o momento será salva, caso a operação seja cancelada.

 Clique em Voltar, caso deseje alterar algum dado da primeira tela.

   PASSO 3

  Nesse passo será informado o servidor responsável pelo memorando. Para que outras pessoas possam ler esse memorando, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital. 

 Apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem autenticar memorandos. 

Campos para preenchimento obrigatório:

• Servidor de Assinatura: responsável pela assinatura do memorando.

• Unidade do Servidor: unidade que a responsabilidade do servidor será considerada

• Função do Servidor na Assinatura: informação que aparecerá no memorando para a referência de função/cargo do servidor. Apenas para autenticador principal.

    Como apenas servidores com responsabilidade de chefe, vice ou gerente podem autenticar memorandos, a consulta acima irá informar apenas os servidores que possuem tal responsabilidade.

    Clicar em Adicionar Servidor, e o mesmo será enviado para a lista abaixo de servidores adicionados que poderão autenticar o memorando.

    Para adicionar um novo servidor responsável pela autenticação, repita a operação. Se desejar remover um servidor adicionado, clique em  . O sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte tela:

   

     Após adicionar os servidores desejados, clique em Gravar caso queria apenas salvar as informações e não enviar o memorando para autenticação.

     Clique em Gravar e Enviar caso já tenha concluído o cadastro e deseje enviá-lo para autenticação.

      A tela abaixo demonstra a confirmação de envio de um memorando.

     

     Clique em Cadastrar Memorando caso já tenha concluído o cadastro e deseje enviá-lo para autenticação.

    Clique em Autenticar Memorando caso deseje autenticar memorando que estejam sob a sua responsabilidade e seguir o fluxo dessa funcionalidade.