Enviar Documento
Esta funcionalidade permite o registro, no sistema da Instituição, da saída de um ou mais documentos de uma unidade da Instituição para outra unidade ou órgão externo.
Caminho:
Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Registrar Envio (Saída)
Para realizar uma busca por um documento específico cujo envio será registrado no sistema, informe um ou mais dos seguintes critérios:
- Número de Protocolo do documento;
- Número do Código de Barras do documento;
- Nome do Fornecedor relacionado ao documento;
- Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
- Número Identificador do documento;
- Número do documento no sistema da Instituição;
- Ano do Documento;
- Tipo do Documento desejado, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
- Unidade de Origem do documento, caso o documento deva ser enviado para uma unidade interna à Instituição;
- Órgão Externo de Origem do documento;
- Período do Documento, isto é, período no qual a data de emissão do documento está inserida;
- Período do Cadastro, ou seja, período que inclui a data de cadastro do documento no sistema da Instituição;
- Se desejar, selecione a opção Todos os Documentos Na Unidade para visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e atualmente registrados em sua unidade de lotação.
Na lista de
Documentos na Unidade, clique no número de protocolo de um determinado documento ou no ícone
![](https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:14.png)
ao seu lado para visualizar seus detalhes. Esta ação será válida sempre que estiver presente na tela.
Para realizar a operação de registro da saída do documento, selecione o documento desejado e, em seguida, clique em
Continuar.
Se desejar inserir um despacho para acompanhar o documento a ser enviado para outra unidade da Instituição ou órgão externo, clique no ícone
![](https://docs.info.ufrn.br/lib/exe/fetch.php?media=suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2712.png)
. O sistema o direcionará para a seguinte tela:
Após inserir todas as informações obrigatórias, clique em cadastrar, o sistema redirecionará para a tela anterior com despacho já anexado.
Em seguida, selecione ou insira o código da unidade que receberá o documento:
Ao preencher todos os dados clique em enviar, ao faze-lo o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio, como a imagem abaixo:
Assinar Documento
Esta funcionalidade permite ao usuário assinar os documentos cadastrados no sistema da Instituição para os quais foi definido como assinante e que ainda se encontram pendentes de assinatura.
Caminho:
Para realizar a operação, acesse: SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Assinatura → Assinar Documentos.
A seguinte página será exibida pelo sistema:
Para realizar a assinatura de um determinado documento, clique no ícone
ao seu lado. Caso queira assinar mais de um documento em uma única ocasião, selecione o(s) documento(s) que deseja assinar e clique em Assinar Documentos Selecionados.
O sistema disponibilizará a janela a seguir:
Na tela acima, informe sua
Função ao assinar o documento e o
Tipo de assinatura que deseja.
Após informar os dados, clique em
Confirmar para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da operação será prontamente exibida no topo da página abaixo:
Receber Documento
Esta funcionalidade permite registrar, eletronicamente, o recebimento de documentos em sua unidade de lotação.
Caminho
Para fazer uso desta operação, acesse o
SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Movimentação → Registrar Recebimento
O sistema exibirá a tela a seguir, com os campos para a
Consulta de Documentos e a lista de
Documentos Ainda Não Recebidos em sua unidade de lotação:
Para realizar a busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados:
- Número do Protocolo do documento que deseja consultar;
- Número do Código de Barras do documento;
- Nome do Fornecedor do documento protocolado;
- Origem do documento catalogado, dentre as opções Interna e Externa;
- Código Identificador do documento requerido;
- Número de identificação do documento cujo recebimento pretende registrar;
- Ano do Documento, ou seja, o ano em que ele foi gerado;
- Tipo do Documento, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
- Unidade de Origem do documento, isto é, unidade da instituição responsável por sua emissão;
- Período do Documento, ou seja, seu período de vigência. Para isso, insira a data inicial e final do período desejado;
- Período do Cadastro, isto é, período ao qual a data de cadastro do documento está incluída. Para inserir o período desejado, informe sua data de início e término;
- Selecione a opção Todos os Documentos Pendentes de Recebimento para visualizar todos os documentos que foram enviados para a sua unidade de lotação mas que ainda não tiveram seu recebimento registrado no sistema.
Para registrar no sistema o recebimento de um determinado documento em sua unidade de lotação, selecione o documento desejado, clicando na caixa de seleção localizada ao lado do Protocolo. Como exemplo, selecionaremos, mais uma vez, o Protocolo: 23076.000177/2018-65.
Clique em Continuar para seguir com a operação e, a partir disto, o sistema reproduzirá a seguinte tela:
Se estiver certo de que selecionou todos os documentos cujo recebimento deseja registrar, clique em Confirmar Recebimento para finalizar a operação. A seguinte tela será, então, explanada: