Obs: Por determinação do Decreto Nº 9.758/2019, o termo Memorando foi substituído por Ofício, por isso, neste documento, onde está escrito Memorando leia-se Ofício.
LISTAR MEMORANDOS ENVIADOS
Perfil: Servidores Ativos da Instituição
Essa funcionalidade permite que o usuário visualize os detalhes dos memorandos eletrônicos cadastrados no sistema da Instituição, autenticados e já enviados à sua unidade de destino, bem como os cancele ou exporte, conforme desejado.
Para iniciar esta operação, acesse:
SIPAC → Portal Administrativo → Comunicação → Memorandos Eletrônicos → Listar Enviados.
Após acessar a funcionalidade de memorandos enviados, o sistema exibirá um formulário que pode ser usado como filtro para facilitar a busca por determinados memorandos filtrados pelo usuário.
A figura abaixo ilustra esse formulário de busca.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=603)
Além do formulário de busca o sistema lista todos os memorandos cadastrados, assinados, encaminhados e originados nas unidades do usuário.Ou seja, caso o usuário seja chefe, vice-chefe, gerente ou secretário da unidade de origem do memorando.
A imagem abaixo ilustra os memorandos enviados por um usuário.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=604)
As funcionalidades dos memorandos enviados são agrupadas do lado direito da tela (com exceção da operação de visualizar memorando que se encontra do lado esquerdo) e cada uma possui um ícone que a representa.
A coluna ‘Leituras’ identifica a quantidade de servidores que realizaram a leitura do memorando, mas não identifica quem leu, para identificar quem realizou a leitura, deve-se utilizar a funcionalidade de visualizar leituras. Se os textos dos memorandos estiverem na cor vermelha, significa que nenhum servidor realizou a leitura do documento, além da marcação vermelha a coluna ‘Leituras’ ficará indicando o valor zero.
Cada uma das funcionalidades de manipulação de memorandos, serão exemplificadas logo abaixo.
Visualizar Memorando
Essa operação é simples, nela o usuário consegue visualizar os memorandos enviados. A figura abaixo exibe um memorando gerado pelo sistema.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=605)
Memorando Detalhado
Se o usuário desejar visualizar, de forma detalhada, um memorando específico, ele deve usar essa funcionalidade. Além das informações gerais de um memorando como número, ano, origem e destino, o usuário visualiza os dados da movimentação do memorando, bem como despachos e o responsável pela assinatura do documento.
A figura abaixo ilustra as informações detalhadas de um memorando.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=606)
Se desejar o usuário também pode imprimir o comprovante do memorando, a figura abaixo ilustra um comprovante de memorando.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=607)
Visualizar Leituras
A leitura do memorando pode ser realizada por diversos servidores. Para verificar quais foram os servidores que realizaram a leitura do memorando basta clicar nessa funcionalidade. A imagem abaixo mostra a tela de visualização de leitura dos memorandos.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=608)
Cancelar Memorando
Essa funcionalidade é utilizada para cancelar um memorando. Na operação de cancelamento, caso o memorando já tenha sido enviado aos seus destinos, um e-mail será enviado a todos os destinatários informando do seu cancelamento.
Na tela de cancelamento o usuário pode inserir uma observação com a justificativa do cancelamento, além da opção de confirmar o cancelamento, o usuário pode cancelar a operação ou voltar a tela anterior.
A figura a seguir ilustra a tela de cancelamento de memorando.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=609)
Exportar Memorando para .doc
Essa operação permite que o usuário gere o memorando em um arquivo .doc para melhor visualização usar o Microsoft Office Word.
A figura abaixo ilustra um memorando gerado nessa funcionalidade.
![](/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;Subaction=DownloadAttachment;ItemID=191;FileID=610) |
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